Tugas Tour Leader saat On Tour & Post Tour

Ini adalah sebuah tulisan/artikel yang saya tulis berdasarkan pengalaman dan fakta yang terjadi saat menjalankan pekerjaan membawa rombongan kelompok wisatawan. Jika ada cuplikan dari sumber lain mohon dikoreksi atau mungkin akan saya cantumkan sumbernya. Mohon maaf jika ada tulisan yang kurang berkenan, syukur-syukur tulisan saya ini bisa menjadi inspirasi .

Btw, thanks buat para pembaca yang sudah mengkritik tulisan saya pada artikel sebelumnya .

Well, kita mulai yaa...

Tugas seorang leader saat tour berlangsung (on tour) yaitu mengakomodir sebuah perjalanan wisata dan mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara tour, seperti : memastikan jumlah rombongan, memastikan bahwa reservasi tempat makan atau tempat dimana menginap sudah terkonfirmasi sesuai jumlah pesanan atau based on request, hingga memperhatikan rombongan wisatawan secara menyeluruh.
Adapun pengalaman saya menjalankan tugas sebagai tour leader freelance yaitu pada tahap awal sebelum perjalanan dimulai adalah memastikan kembali agenda perjalanan sesuai itinerary dengan biro atau perusahaan tour & travel agar semua acara dapat dilaksanakan dengan lancar dan efektif. Kemudian menyesuaikan diri dengan crew on the road pada hal ini dimaksud driver kendaraan (bis, mobil, dan lain sebagainya) berkenalan dengan cara yang sopan dan menyampaikan semua rute perjalanan wisata.
Setelah itu melakukan penjemputan rombongan wisatawan ke lokasi meeting point yang sudah ditentukan dan setibanya disana kita berkenalan dengan kepala koordinator atau panitia yang berhubungan dengan pihak kantor tour n travel .
Setelah itu jika memungkinkan, kita wajib membantu dan memberikan pelayanan pembukaan seperti membantu mengangkat barang bawaan tamu yg sekiranya tamu tersebut tampak kesusahan untuk memasukan barang bawaannya kedalam kendaraan.

Setelah semua beres, kita wajib melakukan perkenalan dan menginformasi hal-hal yang perlu disampaikan. Dalam hal ini dapat di gambarkan dalam urutan sebagai berikut :
1. Saat memulai perjalanan, alangkah baiknya untuk mempersilahkan rombongan untuk berdoa bersama guna kelancaran kegiatan selama tour
2. Setelah berdoa selesai, seorang tour leader wajib basa basi dan juga memperkenalkan diri, memperkenalkan perusahaan dimana dia 'disewa' untuk menghandel tamunya, memperkenalkan crew sopir dan asistennya, dan menjelaskan fasilitas yang ada didalam kendaraan. Misalnya fasilitas charging, cooling box, dan lain sebagainya
3. Jelaskan segala hal yang berkaitan dengan acara seperti : susunan kegiatan dan program perjalanan, menyampaikan segala peraturan yang sekiranya membuat kenyamanan bersama seperti menjaga kebersihan, hingga selalu mengingatkan barang bawaan yang berharga agar selalu berada didalam pengawasan pribadi/tamu
4. Setelah menjelaskan panjang lebar, seorang tour leader wajib untuk memberikan kesempatan kepada tamu untuk bertanya dengan segala hal yang akan berkaitan dengan perjalanan wisata apabila tamu ada sesuatu yang belum paham betul
5. Bagikan refreshment yang ada seperti snack dan air mineral atau mungkin meal box, hal ini bisa bersifat kondisional

Baca Juga : Hal Penting Yang Harus diketahui Tour Leader

Setelah melakukan beberapa hal diatas sebagai langkah awal pengenalan diri guna menjalin cemistri antara seorang tour leader dengan tamunya, selanjutnya tour leader bisa bercerita suatu hal yang bersifat menghibur, edukatif, dan menambah hal-hal yang informatif. Misalnya cerita sejarah.

Hal yang pantang dilakukan dan jangan sampai kejadian sebuah kelalaian seorang tour leader adalah "ketiduran" karena hal ini sangat tidak etis. Boleh tidur apabila dalam perjalanan para tamu juga tidur misalnya trip overland.

Sesaat akan tiba di lokasi obyek wisata, seorang tour leader wajib menginformasikan kembali hal-hal yang harus diketahui para tamu seperti mengumumkan durasi waktu kunjungan dan bisa juga mengumumkan spot dimana foto bersama akan dilakukan.
Dalam kesempatan ini tour leader juga bisa menjadi ahli dokumentasi selama tour berlangsung seperti membuat vlog ataupun video dokumentasi para tamu tetapi alangkah baiknya kita meminta ijin terlebih dahulu kepada tamu yang bersangkutan apakah berekenan atau tidak tamu kita ambil gambarnya karena ini menyangkut kemungkinan privasi seseorang

Setibanya di lokasi resto lokal atau rumah makan, tour leader juga wajib menginformasikan di meja mana makanan rombongan tamu dipersiapkan hingga menu apa saja yang akan dinikmati. Hal ini perlu disampaikan agar rombongan tidak keliru saat mengambil makanan, entah keliru tempat dimana makanan disiapkan ataupun keliru mengambil makanan yang mana makanan tersebut reservasi rombongan lainnya .
Hal yang mungkin bisa sangat terjadi biasanya adalah komplain menu makanan yang tidak sesuai dengan lidah atau selera maka pada salah satu seorang atau beberapa tamu. Dalam ha ini, seorang tour leader harus mampu memberikan solusi kepada tamunya sehingga masalah tersebut dapat teratasi.

Sebelum tiba di tempat menginap/hotel, tour leader wajib menginformasikan nama hotel dimana tamu menginap, dimana alamatnya, dan ketentuan peraturan dari pihak hotel mengenai kebijakan menggunakan fasilitas kamar. Entah itu smooking room atau tidak, apa hotel tersebut menyediakan jasa laundry, dan lain sebagainya.
Setelah itu tiba di lokasi hotel, tour leader harus segera bergegas menuju resepsionis guna mengkonfirmasi hal berkaitan dengan chek-in seperti jumlah kamar, jenis kamar, hingga daftar kamar yang sudah diatur pihak biro dengan pihak hotel.
Hal ini menjadi tanggung jawab tour leader dalam pembagian nomor/kunci kamar sebab biasanya ada tamu yang kurang paham dengan nomer kamarnya.
Saat pembagian, tour leader wajib mengabsen para tamu beserta nama tamu yang akan menerima kunci kamar, namanya siapa, nomor berapa tamu akan beristirahat, hingga harus punya daftar list kamarnya. Dalam aktifitas ini, bisa juga disampaikan morning call jam berapa, sarapan ready jam berapa dan dilantai mana, hingga jam berapa perjalanan untuk hari selanjutnya dimulai.
Setelah pembagian kamar sudah beres tour leader bisa beristirahat dengan tenang.

Perlu diingat, seorang tour leader harus bisa bangun lebih awal dan harus mampu menjalankan tugas morning call agar para tamu tidak ada yang terlambat dalam kegiatan di hari selanjutnya. Disarakan untuk TL bisa menggunakan waktu free ini digunakan beristirahat alias tidur.

Seusai menginap, tour leader wajib mengumpulkan kunci kamar hotel ketika Check Out. Hal ini berguna supaya kita tau siapa-siapa saja tamu yang belum berkumpul atau mungkin tamu yang masih ketiduran.

Selanjutnya, singkat cerita ketika acara tur akan berakhir atau selesai, seorang tour leader wajib menyampaikan rasa terima kasih dan memohon maaf apabila selama kegiatan tour ada sesuatu yang kurang berkenan terhadap tamu. Syukur-syukur seorang TL bisa memberikan kesan dan pesan terhadap rombongannya.
Sebelum turun kendaraan alias bongkar penumpang, tour leader harus menyampaikan agar barang bawaan tamu dicek kembali supaya tidak ada barang yang tertinggal sebelum meninggalka kendaraan saat acara tour selesai

Lanjut, setelah tour selesai/ post tour, TL juga harus memberikan laporan selama kegiatan tour kepada biro atau perusahaan baik sacara lisan maupun tertulis. Biasanya hal yang dilaporkan yaitu berkaitan dengan dana operasional disertai bukti transaksi atau nota (apabila ada) selama tour berlangsung hingga penyerahan bukti dokumentasi kegiatan

Sekian tulisan ini saya buat, semoga bisa memberikan wawasan kepada banyak orang apabila ingin berprofesi menjadi tour leader. Semoga juga bermanfaat kepada pembaca artikel/tulisan ini.

Kurang lebihnya saya mohon maaf apabila ada sesuatu yang kurang berkenan.
Kritik dan saran tetap saya tunggu dan terima dengan menuliskan uneg-uneg pembaca di kolom komentar blog ini. Harap berkomentar dengan bijak dan saling sama-sama belajar .

Terima kasih banyak sudah mau mampir dan membaca blog ini.

Hormat saya, Rangga Branco